【レビュー】スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい ～8割の社会人が見落とす資料作成のキホン

はじめに

■第1章　「WordもExcelも、なんとなく使えてるよ」をやめなさい　～最大の味方「資料作成ソフト」を攻略する
●Wordをストレスゼロで使う4つのキホン
最大のポイント「段落」を理解する
文字配置の「横と縦」のしくみを知る
　【実践】「行間」を自由自在に調整する
単語・行・段落・文書全体を瞬時に選択する
　【コラム】「範囲選択」が必要な設定といらない設定
読みやすく、効率的な「ページの区切り方」を知ろう
●Excelの「どうしてこうなるの？」を解消する4つのキホン
まずはセルのしくみをおさえよう
　【実践】セル編集の基本操作を習得する
データ表示方法を自由自在に操る
　【実践】データの表示形式を変更する
データを生かすも殺すも「参照」次第
　【コラム】数式の参照をサクッと確認
数式をわかりやすくするために「名前の定義」を活用する
●そもそもWordとExcelを使い分けられていますか？
この表はWord・Excelのどちらで作るべきか
　【実践】表をサクッと分割する
表・図が混じっても、文書作成ソフトのキホンはWord
　【実践】「追記してもレイアウトが崩れない」罫線を作成する
図表の「貼り付け方」1つでグンと効率的になる
　【実践】表をまとめて比較しやすい資料を作成する
　【コラム】ほかの資料作成ソフトも理解を深める
●ソフトをサクサク使いこなす、編集画面の設定
よく使う機能を目につきやすいところに置く
　【実践】よく使う機能を「クイックアクセスツールバー」に登録
「編集記号」でソフトの挙動をわかりやすくする
レイアウト調整用の定規として「ルーラー」を使う
「グリッド線」をうまく活用しよう

■2章　「キーボードを打つ速さだけに頼る」のをやめなさい　～作成速度を飛躍的に向上させる
●入力前に「ページ設定」を考えることが最短ルート
読みやすくなるように適切な用紙設定をする
最適な余白をとる4つの原則
　【実践】左とじ・袋とじのときの余白の作り方
　【実践】余白にあわせてページ番号の位置を調整する
Excelの資料は、作成前に基準線を表示
●入力は「ベタ打ち」が重要
「1行入力するたびに、書式を変える」なんて手間をかけていませんか？
ベタ打ちのコツを完全マスターして、より効率のいい入力を目指す
　【実践】ベタ打ちから、表を作成する
ほかの人の資料を編集するときも、ベタ打ちに戻そう
●入力を「10分」ですませるために
タイピング速度を意識するより、入力数自体を減らす
　【実践】IME単語登録、辞書登録
ショートカットキーで作成速度アップを図る
データをスイスイ入力する基本操作を覚える
関数入力のキホンをおさえて、悩まず入力できるようにする
●入力ミスの防止・修正はソフトの機能を使う
あらかじめ入力に制限をかければ、まちがえようがない
　【実践】文字数の入力制限
　【実践】半角英数字の入力制限
　【実践】日付の入力制限
選びやすい「2段階リスト」を作成する
　【実践】2段階リスト入力の設定方法
入力済みの場合は、ソフトに校正を任せよう
　【実践】スペルチェックと文章校正でミスのない文書を目指す
　【実践】膨大な単語の修正を一瞬で完了させる
入力済みデータの精査は関数を使って
　【実践】文字列の日付を数値に戻すには
　【実践】列を削除すると参照先がエラーになるときは
　【実践】アルファベットを半角小文字に統一する
　【コラム】音声読み上げで内容をチェックする
●自動入力で「ミスなく瞬時に入力」を極める
「オリジナルの連続データ」で自動入力を実現する
　【コラム】並べ替えは「昇順・降順」だけじゃない！
「関数」で自動入力を実現する
　【実践】自動で連番を振る
　【実践】フリガナの自動入力と半角表示
　【実践】年齢を自動的に更新する

■3章「ちょっとくらい文字や図がズレてもいい」をやめなさい　～ビジネスにふさわしい整然とした見栄えにする
●資料編集の最大の難関「文字配置」を攻略する
段落ごとのメリハリをつける「インデント機能」
　【実践】箇条書きは「インデントを増やす」ボタンを使おう
2種類の「均等割りつけ」を使いこなす
　【コラム】MS P明朝とMS明朝の違い
　【実践】「インデント＋均等割り付け」でタイトル・表を文字調整する
　【実践】Excel資料のタイトル配置
タブによる文字配置を習得しよう
　【実践】タブマークをまとめて一括削除する
　【実践】複雑な箇条書きを調整してみる
　【実践】タブを駆使して、さまざまなそろえ方に対応する
文字のおわりまで、しっかりそろうように意識しよう
表計算で見栄えをヘタに整えると「使えない」資料に
　【実践】結合を使わず、文字を複数列の中央に配置する
●図を美しく配置するコツをおさえる
Wordでできる7つの配置方法
　【実践】文字列の折り返しの処理方法
図に紐づけられた段落を示す「アンカー」
すばやくキレイなフローチャートを作成するには
●書式は統一したルールにして読み手を惑わせない
決められた「配色」から色を選ぶようにする
「見出し」の書式を統一する
　【実践】「条件付き書式」で瞬時に設定する
　【実践】「書式のコピー」でスタイルを使いまわす
●編集の最後にもう一度「印刷」を考える
行からはみ出した1文字、ページからはみ出した1行でイライラしていませんか？
　【実践】はみだした文字／行を調整する
　【実践】セルからはみだした文字を調整する
印刷設定で表をキレイに出力する
　【実践】作成した表を1ページ内に収めて印刷する
　【実践】2ページ目以降も表の「項目行」を表示させる
　【実践】印刷時に罫線を表示させる
すべてのページに一括設定される「ヘッダー・フッター」を利用する
　【実践】Wordのヘッダー・フッターの設定
　【実践】Excelのヘッダー・フッターの設定

■4章　「自分だけが扱えればいい」をやめなさい　～だれでもどんな場面でも利用しやすい資料に仕上げる
●あなたの資料、ホントに共有して大丈夫ですか？
資料そのものに含まれる個人情報を必ず管理する
　【実践】作成者の個人情報がどう表示されるか確認する
　【コラム】クラウドのメリット・デメリットを知って活用しよう
透かしを入れて「資料の役割」を明確に
●複数人で効率的にファイルを共有・編集するために
資料を推敲するときは、変更履歴を残す
変更履歴を処理するポイント
　【実践】見落としがないように変更履歴を処理する
共有相手の変更履歴・コメントは種類を切り替えて処理する
　【実践】変更履歴・コメントの表示方法の切り替え
変更履歴の見落としを防ぐ
共有相手との意思疎通にコメント・メモを活用しよう
●「その場でパッと作成して共有できる」表をマスターしよう
だれでもどんな場面でも「活用できる」表にする6つのポイント
　【実践】表を操作して、活用できるようになろう
　【実践】データベースからサクッとリストを作成する
「ピボットテーブル」でデータを活用しよう
　【実践】ピボットテーブルを使った想定問答集
　【実践】ピボットテーブルの集計方法を変えよう
　【コラム】ピボットテーブルを更新する
大量のデータの中から瞬時に重複しないデータ一覧を作成する
　【コラム】ピボットテーブルを印刷する

おわりに
ショートカットキー一覧
索引

「資料は“内容”さえよければいい」
「Wordくらい、なんとなく使えているから問題ない！」

そう言っておきながら……、

体裁が整っておらず「読みにくい」と言われてませんか？
限られた時間の中で作成できず、家に持ち帰ったりしていませんか？
ほかの人が修正しようとすると、レイアウトが崩れて使いものにならなかったりしないでしょうか？

社会人として恥ずかしくない資料を作るために必要な「美しさ」「スピード」「共有性」。この3つを高めて効率よく仕事を進めるWord／Excelの実践テクニックを、2000人以上の受講生に指導してきたベテラン著者がお教えします！

　・VSコード / マークダウン記法で資料を作成する時に心掛けている事[2023-08-18に投稿]